Gibt es Aufgaben, die du auch immer wieder vor dir herschiebst, bis es fast schon zu spät ist? Fühlst du dich oft schlecht, weil du wieder nicht das geschafft hast, was du dir für den Tag vorgenommen hattest und das nur, weil du dich mit unwichtigeren Dingen beschäftigt hast? Für dieses Verhalten gibt es einen Begriff: Prokrastination.
Was ist Prokrastination?
Mal eine Aufgabe liegen zu lassen, weil man gerade keine Lust hat oder erst etwas anderes erledigen möchte, ist ganz normal. Der Begriff Prokrastination beschreibt dagegen eine schon fast krankhafte Form des Aufschiebens. Aufgaben werden so lange immer weiter nach hinten geschoben, bis der Zeitdruck so gross ist, dass es nicht mehr anders geht, oder die Aufgaben werden gar nicht rechtzeitig fertig. Das kann zu ernsten Problemen führen, sowohl im Alltag als auch im Berufsleben.
Das Problem bei diesem Verhalten ist, dass die Selbstregulierung zwischen langfristigem Denken (Was will ich langfristig erreichen, warum sollte ich diese Aufgabe erledigen?) und kurzfristigem Denken (Was will ich genau jetzt, welche Ausrede finde ich, um die Aufgabe nicht anzufangen?) nicht mehr richtig funktioniert. Man wählt eher die schnelle Bedürfnisbefriedigung, satt an langfristigen Zielen zu arbeiten.
Um die wichtige Aufgabe nicht angehen zu müssen, findet man dann alle möglichen kleinen Dinge, dir man unbedingt erledigen muss, nimmt sich mehr Pausen, lenkt sich mit unnötigen Dingen ab. So entsteht ein Teufelskreis aus Aufschieben und schlechtem Gewissen. Der Druck und das schlechte Gefühl werden mit der Zeit immer grösser, was das Anfangen nur immer schwerer macht.
Aber wie kommt man nun raus aus der Prokrastinations-Falle?
Analysiere das Problem
Die Gründe für Prokrastination sind tatsächlich oft die gleichen: Die Aufgabe ist zu einfach und fordert dich nicht genug, sie ist zu schwer und überfordert dich oder du siehst keinen richtigen Sinn dahinter. Finde also als erstes heraus, welches der genannten Probleme bei der Aufgabe vorliegt, die du schon ewig vor dir her schiebst. Je nachdem kannst du dann besser verstehen, warum du nicht anfangen kannst und die Probleme angehen.
Besonders häufig werden Aufgaben aufgeschoben, die uns zu gross und schwer erscheinen.
So bekommst du deine Prokratination in den Griff
Führe ein Arbeitstagebuch
Besorge dir ein Arbeitstagebuch oder lege ein digitales Dokument an. Ein schlichtes Buch ohne viel Ablenkung wie unser Simple and More Notizbuch eignet sich hier am besten. Erstelle dir nun einen Masterplan, in dem du alle Aufgaben aufschreibst, die du erledigen musst und möchtest. Unterteile grosse Aufgaben in kleine Unteraufgaben, so hast du immer wieder kleine Erfolgserlebnisse und kannst die Projekte Schritt für Schritt zu Ende bringen, statt dich von einer grossen Sache überfordert zu fühlen.
Mache dir in diesem Plan auch klar, warum die einzelnen Aufgaben wichtig sind. So hast du immer das grosse Ziel im Hinterkopf, das dich motiviert.
Schreibe dann für jeden Tag auf, was du dir vornimmst, was du tatsächlich umgesetzt hast, wie es dir dabei ging und welche Möglichen Gründe es gab, warum du etwas nicht erledigt hast. Du hältst dir so einen Spiegel vor und das Tagebuch hilft dir, dein eigenes Verhalten besser zu verstehen und Probleme zu erkennen.
Setze dir feste Arbeitszeiten
Oft fangen wir eine Aufgabe nicht an, weil wir Angst haben, dass sie uns zu viel Zeit kostet. Ein guter Tipp ist hier, sich ein bestimmtes Zeitfenster zu setzen, z. B. 20 Minuten (hierzu findest du im Internet auch viele praktische Tools, wie beispielsweise den Pomodoro Timer).
Fange an und wenn du nach 20 Minuten keine Lust mehr hast, kannst du eine Pause machen. Du wirst merken, dass du nach 20 Minuten oft so in die Aufgabe vertieft bist, dass du automatisch weiterarbeiten möchtest.
Auch deine Arbeitszeit künstlich zu verknappen ist eine gute Taktik. Setzte dir pro Tag ein bestimmtes Zeitfenster, in dem du deine Aufgaben erledigen musst. Danach arbeitest du nicht mehr. Studien zeigen, dass das aus wissenschaftlicher Sicht der beste Weg ist, um effizient zu arbeiten.
Weniger ist hier oft mehr, plane deine Arbeitszeiten realistisch und so, dass du eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden und diese Bereiche auch gut voneinander trennen kannst.
Das Arbeitstagebuch kann dir hier helfen herauszufinden, zu welcher Tageszeit du am besten fokussiert arbeiten kannst.
Planen und priorisieren
Am schwierigsten ist es anzufangen, wenn du nicht genau weisst wie und womit. Mache dir daher immer einen Plan, am besten am Vorabend, was du am nächsten Tag erledigen möchtest. Am besten legst du auch direkt die Arbeitszeit fest. Das kann in deinem Arbeitstagebuch sein oder du erstellst einfach eine ToDo-Liste.
Priorisiere deine Aufgaben. Gibt es Dinge, die wichtig und dringend sind? Dann mache diese direkt zuerst. Gibt es Aufgaben, die weniger wichtig sind, kannst du diese ganz zum Schluss oder auch an einem anderen Tag erledigen. E-Mails und Whatsapp Nachrichten beispielsweise gehören meist nicht zu den wichtigen und dringenden Aufgaben und können warten. Lass dich bei der Arbeit so wenig wie möglich ablenken. Eine bewährte Technik zur Priorisierung ist z. B. die Eisenhower Matrix.
Zu guter Letzt solltest du in deinen Plan auch unbedingt Pausen und schöne kleine Rituale einbauen, die dich entspannt in den Arbeitstag starten lassen. Dass kann z. B. die Zubereitung eines Tees sein, Musik oder ein paar Zeilen zu lesen. Schaffe dir ein angenehmes Arbeitsumfeld und dann – fang einfach an.
Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Umsetzung und glauben an dich!
